Les archivistes et autres documentalistes sont souvent confrontés aux difficultés liées à la gestion des données avec comme corollaire des magasins encombrés de documents superposés les uns sur les autres. Toutes choses qui constituent un véritable capharnaüm pour les gestionnaires et les usagers. C’est pour palier ces problèmes que des ingénieurs informaticiens ont élaboré le logiciel Multigest. C’est la société Siti info, installée au Burkina Faso en 2010, qui en est le dépositaire.

Multigest : beaucoup d’avantages

A en croire Désiré Nana, directeur commercial de la société, les avantages du logiciel ne sont plus à démontrer. Avec Multigest, dit-il, « le temps de recherche est réduit et on a plus besoin d’acquérir des armoires pour sauvegarder tout ce que nous avons comme documents. Il y a l’économie d’échelle que la structure fait en matière de fournitures de bureautique et de consommables informatiques en ce sens que grâce à Multigest, poursuit M. Nana, « il n’y a plus d’impression ; vous économisez en papier, en encre et en usure de l’imprimante ». Les atouts d’un tel logiciel font dire à Alain Kiendrébéogo, Directeur général de Siti info, qu’il s’avère impérieux « pour les archivistes d’acquérir et d’utiliser des outils d’archivage électronique pour améliorer l’énorme service qu’ils rendent à l’administration et aux usagers en gagnant un temps précieux ».

Les archivistes sont donc convaincus de l’intérêt du logiciel Multigest. Si Pascal Soubeiga, président de l’ABGID a fait appel à Siti info pour la présentation du logiciel, c’est parce que son association veut savoir si Multigest répond à leurs attentes. Au terme de la présentation, celui-ci en déduit que « c’est un moyen qui permet de suivre la circulation de l’information au sein d’une entreprise depuis sa création jusqu’à son classement définitif ».

Plusieurs fonctionnalités

On peut retenir, entre autres, le Workflow qui assure le suivi, la validation et la circulation des documents numériques à travers l’administration tout au long de leur cycle de vie. La signature électronique et le certificat d’authentification garantissent la valeur juridique des documents. Ce module offre la traçabilité de toutes les actions.

Multigest favorise une application client-serveur grâce à l’application Architecture Client-serveur. Ce logiciel est installé sur un serveur. A partir d’un simple navigateur web, les autres ordinateurs peuvent accéder à distance selon les droits qui leur sont accordés. En outre, Multigest garantit la sécurité des données. Le logiciel permet de définir des utilisateurs, des groupes d’utilisateurs et de paramétrer des droits d’accès. A cela s’ajoute la numérisation-Gestion électronique des documents (GED) et Lecture automatique des documents (LAD) et les apports qui permettent de gagner de temps lors des recherches de documents.

Qu’en est-il des prix ?

La fixation du prix de ce logiciel tient compte de plusieurs paramètres. Si fait que les responsables de la société ne sont pas en mesure de se prononcer sur le prix exact de Multigest. En plus de cela, il y’a des modules complémentaires qui n’étaient pas incluses dans les versions de base et qui viennent s’ajouter. Le directeur commercial de la société laisse entendre que « on vous pose un certain nombre de questions notamment combien de personnes et d’administrateurs ils ont à former et des pactes collaboratifs (un droit qui permet de faire plusieurs choses dans le logiciel) et un réseau connecté à un serveur ». Ce n’est qu’après cette étape que Siti info va procéder à la facturation du logiciel, a indiqué Désiré Nana.

Objectif : Donner plus de visibilité au logiciel

La méthode adoptée pour vulgariser le logiciel consiste à multiplier les échanges avec les archivistes pour leur montrer l’ensemble des facilités que ce genre de logiciel peut apporter et recueillir leurs opinions. Selon Alain Kiendrébéogo, « la philosophie, ce n’est pas de proposer un outil et de contraindre les archivistes à s’adapter à cet outil ». Pour le DG de siti info, l’approche est d’identifier au mieux les problèmes qu’ils rencontrent dans l’optique d’en tenir compte pour que les outils proposés puissent s’adapter aux méthodes de travail de l’archiviste.

Siti info noue des partenariats avec des structures de l’administration burkinabè afin qu’elles puissent s’approprier l’outil. Pour preuve, d’après le directeur commercial de Siti info, la direction centrale des ressources humaines de l’Etat-major général des armées qui a déjà expérimenté une version du logiciel se dit satisfaite du résultat. La société entend poursuivre ce partenariat avec la gendarmerie nationale. En somme, le logiciel Multigest a indubitablement de beaux jours devant lui.

Eric OUEDRAOGO
Pour Lefaso.net